الإنتاجية في العصر الرقمي

الإنتاجية في العصر الرقمي.

عند مغادرة منزلك للعمل في الصباح ، ما هي ضرورياتك؟ الأشياء التي يجب أن يكون لديك؟ مفاتيح ، محفظة ، ربما كمبيوتر محمول ، وهاتفك بالطبع. بقدر ما قد لا نرغب في الاعتراف بذلك ، فنحن متصلون باستمرار بهواتفنا. لقد أصبحوا ضرورة لمعظم حياتنا اليومية.

 

تتيح لنا تقنية اليوم التواصل على الفور عبر منصات وأجهزة ودول ومناطق زمنية متعددة. العالم في متناول أيدينا ، بكل معنى الكلمة. ومع ذلك ، فإن للعصر الرقمي جانب مظلم. ماذا يحدث للإنتاجية عندما نكون متصلين دائمًا؟ هل يمكننا التركيز في مواجهة الكثير من المشتتات؟

أن تكون منتجًا هو شيء يسعى إليه الجميع. أصبح البشر الآن أكثر إنتاجية من أي وقت مضى. الإنتاجية والكفاءة من السمات المرغوبة للغاية. لدينا أجهزة كمبيوتر أسرع ، والمزيد من رسائل البريد الإلكتروني في الساعة ، وإخراج أفضل ، ومعدلات نقل أفضل ، وتحويلات أفضل. لكن في بعض الأحيان ، تشتت انتباهنا تلك اللحظات من التنبيهات ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات بعيدًا عن المهمة الأكثر أهمية: الاتصال البشري.

 

أصبحت الاتصالات البشرية أقل شيوعًا في عصرنا الرقمي ، على الرغم من أننا متصلون دائمًا عبر الإنترنت. أود أن أقدم فكرة أنه من خلال تنظيم وموازنة أنشطتنا بشكل مناسب ، نكون أكثر إنتاجية وكفاءة ، ويمكننا أيضًا أن نصبح أكثر حضوراً واهتماماً بالآخرين.

لقد قمت بإدراج بعض الطرق لزيادة إنتاجيتك على مدار اليوم ، أشياء مثل تحديد أولويات المهام ، والمهام الفردية ، وإزالة التنبيهات.

 

ابدأ بفرز المهام يمكن تصنيفها في الفئات التالية:

[اسم wpspoiler "="اقرأ أكثر…"]

 

أولويات:

تتمثل إحدى الطرق لإكمال كل شيء في قائمة المهام الخاصة بك والبقاء على اتصال كامل مع العملاء والأفراد في تحديد الأولويات.

عاجل لكن غير مهم:

اليوم ، تقع معظم مهامنا في هذه الفئة. كل شيء له موعد نهائي ، ولكن غالبًا ما تكون أشياء صغيرة يتم إكمالها وينتهي بها الأمر باستخدام الكثير من الوقت ولكن ينتج عنها القليل جدًا. إذا أمكن ، يمكن تفويض هذه المهام إلى فريق لضمان استجابة سريعة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فبدءًا من المهام الأقدم والعمل في طريقك إلى الأحدث يضمن عدم تسلل أي شيء عبر الشقوق.

عاجل وهام:

هذه هي العناصر ذات الأولوية القصوى ، بما في ذلك العناصر الحساسة للوقت. هذه هي قراراتك عالية المستوى والتي تستغرق أحيانًا وقتًا أطول لإكمالها. من الأفضل معالجة هذه المشكلات أولاً والرد عليها بتحديثات في الوقت المناسب.

غير مهم ولا عاجل:

من الواضح أن هذه هي المهام الأقل تفضيلًا ولكنها تتطلب في كثير من الأحيان المهام التي نكملها على أساس يومي للحفاظ على الأضواء. من الأفضل تفويض هذه المهام أو حذفها أحيانًا (نعم ، حذف) من قائمة المهام. إذا كان البريد الإلكتروني أو المكالمة لا علاقة له بمركزك ، ارفض بأدب لمهمة أكثر أهمية.

هام لكن ليس عاجلاً:

هذه قرارات متوسطة تساعد في تعزيز المزيد من القرارات عالية المستوى. قد تحتوي هذه الفئة أيضًا على مشاريع تمتد على مدى فترة طويلة من الزمن. أفضل طريقة للتعامل مع مشروع كهذا هي إنشاء سلسلة من المواعيد النهائية المصغرة بحيث لا يصبح هذا الأمر عاجلاً.

من خلال تصنيف قائمة المهام اليومية الخاصة بك على هذا النحو ، يمكنك إنجاز المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا ، وسيتم أيضًا الاهتمام بالمهام الأخرى. يتيح لك تحديد الأولويات وتفويض المهام الحصول على أفضل ما في العالمين لأنك تحصل على أهم الأشياء من قائمة المهام ، ويتم إكمال جميع المهام الأخرى في الوقت المناسب. يؤدي هذا النوع من الإنتاجية إلى زيادة رضا العملاء وأوقات استجابة أفضل وموظفين أكثر سعادة.

المهام الفردية مقابل تعدد المهام

في حياتنا ، أمامنا الكثير من الأشياء المشتتة للانتباه. غالبًا ما يسحبوننا من إكمال مهمة واحدة بالكامل قبل أن نبدأ أخرى. الحل في الواقع بسيط للغاية: أكمل مهمة واحدة في كل مرة. أصبح القيام بذلك أكثر صعوبة نظرًا لوجود العديد من وسائل الإعلام التي تتنافس على جذب انتباهنا. من خلال إكمال عنصر واحد في كل مرة ، يمكنك أن تكون دقيقًا في المهام بدلاً من الانتهاء منها في منتصف الطريق ، ويمكنك التحقق من المزيد من المهام على مدار اليوم.

إزالة الخلاصات والتنبيهات والأخبار العاجلة

عندما بدأت حياتي المهنية ، تلقيت كل التنبيهات والتغذية والبريد الإلكتروني على هاتفي وجهاز الكمبيوتر الخاص بي. لقد كان من المُشتت للغاية رؤية البريد الإلكتروني بعد وصول البريد الإلكتروني حيث كنت أعمل على مهمة. واجهت مشكلة في إنهاء شيء واحد قبل أن أرغب في النقر فوق عنصر عاجل آخر. ولكن بمجرد إيقاف تشغيل التنبيهات ، واحدًا تلو الآخر ، تمكنت من التركيز وإكمال مهمة والانتقال إلى مهمة أخرى بسرعة أكبر مما كنت أفعل من قبل. بمجرد أن أنهي شيئًا واحدًا ، يمكنني التحقق من هاتفي أو بريدي الإلكتروني للتأكد من أنني لم أفوت أي شيء مهم ، ويمكنني متابعة يومي. لم أشعر بالخوف من تفويت الفرصة لأنني كنت أعرف أنه حتى لو تأخرت بضع دقائق في قراءة البريد الإلكتروني ، يمكنني الرد بشكل كامل وثقة ، بدلاً من تشتيت الانتباه أو بسرعة كبيرة جدًا. لقد تمكنت من إعطاء المهام والأشخاص والأوامر اهتمامي الكامل.

**************************************************** **************************************************** **************************************************** *******************************************

ببساطة عن طريق إسكات هاتفك قبل اجتماع كبير ، أو إزالة تنبيه عبر البريد الإلكتروني من مؤتمر الهاتف الخاص بك ، يمكنك منح الأشخاص من حولك الاهتمام الكامل الذي يستحقونه. وبنفس الطريقة ، يمكن إكمال المزيد من المهام دون تشتيت الانتباه ، مما يوفر لك معدلًا مرتفعًا من الكفاءة والإنتاجية. تعد هذه اللحظات المتناغمة تمامًا مهمة في عالم اليوم الرقمي ، وفي حين يتم نسيانها في بعض الأحيان ، فإنها تحظى بتقدير كبير.

[/ wpspoiler]